Если вы работаете с общим почтовым ящиком в Outlook, вы наверняка сталкивались с ситуацией, когда консультанты отправляют письма, скрыто копируя вашу группу (BCC). Проблема возникает, когда вы сами получаете письмо в поле «Кому» или «Копия», а ваша команда – в BCC. Outlook объединяет эти два письма в одно, и вы не можете быть уверены, что все участники группы XZ получили сообщение. Придётся ли каждый раз пересылать письмо вручную? Нет, если автоматизировать процесс.
Почему стандартные методы не работают? Правила Outlook и макросы здесь бессильны: первые не обрабатывают BCC, а вторые часто блокируются корпоративными политиками. Остаётся Power Automate – гибкий инструмент, который можно настроить даже для таких неочевидных задач. Кстати, не стоит пугаться его интерфейса: с базовыми шагами справится даже новичок.
Пошаговая настройка потока в Power Automate
Чтобы создать поток, который будет отслеживать BCC-письма и уведомлять о дубликатах, выполните следующие действия:
Выберите триггер:
Создайте новый поток и найдите триггер «Когда поступает новое электронное письмо (V3)». Укажите общий почтовый ящик (например, XZ group) в поле «Папка». Убедитесь, что выбрали подключение с правами доступа к этому ящику (это важно, иначе поток не сработает).
Получите полные данные письма:
Добавьте действие «Получить письмо (V3)». В поле «Идентификатор сообщения» укажите динамическое значение Message Id из триггера. Это позволит получить доступ ко всем полям письма, включая BCC.
Настройте условие для проверки BCC:
Используйте блок «Условие», чтобы проверить два критерия:
- Ваш личный email есть в полях
ToилиCC(используйте функциюcontains()). - Email группы XZ присутствует в
BCC. Здесь поможет выражение вроде:
contains(outputs('Получить_письмо_(V3)')?['body/bccRecipients'], 'xz-group@company.com')(если возникают ошибки, проверьте регистр символов в адресе).
Отправьте уведомление:
Если условие выполняется, добавьте действие «Отправить письмо (V3)». Напишите текст, например:
«Письмо от %отправителя% было отправлено вам напрямую и через BCC группы XZ. Outlook объединил их – команда получила сообщение».
Укажите свой email в поле «Кому».
Возможные ошибки и как их избежать
Даже с чёткими инструкциями что-то может пойти не так. Вот частые проблемы:
- Поток не активируется:
Проверьте права доступа к общему ящику в Power Automate. Иногда требуется явное разрешение администратора. - Некорректная работа с BCC:
Убедитесь, что в действии «Получить письмо» вы используете именноBCCRecipients, а неToRecipients. Это распространённая опечатка. - Ложные срабатывания:
Если уведомления приходят слишком часто, добавьте в условие проверку на отправителя. Например, исключите внутренние адреса компании.
Альтернатива для тех, кто не хочет использовать Power Automate
Если ваш IT-отдел запрещает Power Automate, попробуйте договориться с консультантами о другом формате работы. Например, попросите их добавлять в тело письма метку вроде «[XZ-group-included]», если группа в BCC. Это не идеально, но хотя бы снимет часть вопросов.
Кстати, если вы уже начали использовать Power Automate, не ограничивайтесь этой задачей. Например, можно настроить автоматическую сортировку писем по проектам или создание задач в Planner на основе входящих писем. Инструмент действительно мощный, стоит потратить время на его изучение.
В итоге, предложенный поток не только решает проблему с BCC, но и экономит время на рутинных проверках. Главное – тестируйте его на реальных письмах первые несколько дней и корректируйте условия, если что-то упустили.